5 Gouden tips om het beste uit je vergadering te halen

HomeVergadertips

Voor een succesvolle, productieve vergadering is de juiste voorbereiding essentieel. Smaak deelt 5 gouden tips om het allerbeste uit je vergadering te halen.

1. Stel duidelijkheid gaat boven alles

Voor elke business geldt dat heldere doelen een hoog rendement genereren. Door het stellen van specifieke en meetbare targets blijf je ‘on track’ en dat levert in minder tijd méér rendement op. Dit geldt trouwens niet alleen voor vergaderingen, maar voor alles: voor de koers van je bedrijf, het afwerken van je bucket list en het leren van een taal of het bespelen van een instrument.

Een ideale manier om dat te doen is de SMART-formule, waarin je de volgende zaken afwerkt bij het formuleren van een vergaderdoel:

  • Specifiek (wat is het exacte doel van de vergadering?)
  • Meetbaar (wat is er nodig om dit vergaderdoel te bereiken?)
  • Acceptabel (is dit vergaderdoel voor alle deelnemers van de vergadering relevant?)
  • Realistisch (is dit vergaderdoel haalbaar en uitvoerbaar?)
  • Tijdsgebonden (in welk tijdsbestek kan dit vergaderdoel worden bereikt?)


Dankzij de SMART-methode weet je precies wat je doel is, wat je nodig hebt om dat te bereiken, voor wie het relevant is, of en in hoeverre het realistisch is en hoe lang de vergadering ongeveer duurt.

2. Pas het simplify-principe toe

De Amerikaanse auteur Tim Ferriss schreef het al eens: soms bereik je meer door dingen weg te halen dan door dingen toe te voegen. In de gang van Ferriss' huis hangt in grote letters het woord Simplify aan de muur met daarboven een kukri; een traditioneel Nepalees mes dat hem eraan herinnert scherp te blijven.

Door het spreekwoordelijke mes langs de randjes van je vergaderdoel te halen, snijd je al het overbodige weg en houd je over waar het uiteindelijk om draait: de kern. Heb je een vergadering voorbereid, vraag jezelf dan altijd af: Wat zou ik kunnen wegsnijden om nóg dichter tot de kern te komen?

3. Leg de focus op het gesprek (in plaats van het delen van data)

Het is verleidelijk om de halve vergadering te spenderen aan het delen van data, zoals behaalde resultaten of prognoses voor de toekomst. Soms is dat noodzakelijk, maar de productiefste vergaderingen worden toch echt gekenmerkt door gesprek en discussie. Door actief van gedachten te wisselen en het gesprek aan te gaan, creëer je een inspirerende omgeving. Dit levert niet zelden fantastische inzichten op (en het is ook nog eens goed voor de teamgeest).

4. Zorg voor een energieke omgeving

Een vergadering vergt een hoop energie. Wil je desondanks een optimale prestatie neerzetten? Zorg dan voor gezonde voeding en genoeg hydratatie. Bij Smaak bieden we daar een fantastische oplossing voor: het Brainfood-concept.

Dit concept is gebaseerd op gezonde, kleine porties verdeeld over meerdere maaltijden per dag. Dit concept genereert een gezonde calorie-inname, verhoogt de productiviteit van je medewerkers en voorkomt energiedipjes. Kortom: het ideale recept voor meer energie.

5. Een goede voorbereiding is het halve werk

Goed voorbereiden is van essentieel belang als je succesvol wilt vergaderen. Dat geldt niet alleen voor de inhoud van de vergadering zelf, maar ook voor de locatie, het aanwezige eten en drinken en de benodigde apparatuur. Zo zijn een beamer, scherm en geluidsinstallatie geen overbodige luxes, maar is ook een flipover een absolute must voor het visualiseren van ideeën.

Geen tijd om dat allemaal te regelen? Ook dan staat Smaak voor je klaar. Wij beschikken over 3 vergaderzalen met alle benodigde technologie, genoeg natuurlijke lichtinval en een overheerlijke, gezonde maaltijd.

Vergaderen in een van onze zalen?

Smaak is gevestigd in het hart van de Domstad, in Stadion Galgenwaard. Wij beschikken over drie schitterende vergaderzalen die je in al het nodige voorzien. Tevens hebben wij een vergaderlocatie in Amsterdam. Meer weten? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan of stel je vraag via onderstaand contactformulier.